1. Einführung & Zweck des Systems

Kaatsch Memo ist eine hochentwickelte, unternehmensinterne Webanwendung, die speziell zur automatischen Transkription von Audiodateien sowie zur Generierung strukturierter Besprechungsprotokolle und To-Do-Listen entwickelt wurde. Durch den Einsatz modernster künstlicher Intelligenz (OpenAI Whisper für Audio-to-Text und OpenAI GPT-4o für Protokolle) werden Besprechungen, Sprachnotizen und Telefonate in Sekundenschnelle strukturiert aufgearbeitet, was Zeit spart und Aufgaben zuverlässig dokumentiert.

2. Erste Schritte: Aufruf & Anmeldung

1. Adresse im Browser eingeben: Öffne einen Webbrowser (z. B. Google Chrome, Safari oder Microsoft Edge) und rufe die offizielle, gesicherte Plattform-Adresse auf:
   https://memo.kaatsch.de
2. Registrierung & Benutzerkonto: Die Selbst-Registrierung ist aus Sicherheitsgründen für Benutzer deaktiviert. Wenn du noch kein Benutzerkonto besitzen, wende dich bitte an deinen Administrator Alexander Ruffner (alexander.ruffner@gmail.com). Dieser kann im Admin-Bereich ein Konto für dich anlegen.
3. Anmeldung: Gib deine E-Mail-Adresse und dein Passwort ein und klicke auf 'Anmelden'.
4. App installieren (PWA): Da Kaatsch Memo eine Progressive Web App ist, kannst du die Seite als vollwertige App auf deinem Gerät installieren:
   • iOS (Apple): Öffne Safari, tippe auf das „Teilen“-Symbol und wähle „Zum Home-Bildschirm“.
   • Android: Öffne Google Chrome, tippe auf die drei Punkte oben rechts und wähle „App installieren“.

3. Benutzer- & Rollenverwaltung (Admin-Bereich)

Administratoren haben Zugriff auf den geschützten Tab Admin-Bereich zur Verwaltung von Benutzerkonten und globalen Aufnahmen:

• Benutzer anlegen: Gib im Formular „Benutzer anlegen“ die E-Mail-Adresse, ein temporäres Passwort und die Standardrolle („Mitarbeiter“ oder „Administrator“) ein und klicken Sie auf „Benutzer erstellen“. Das System sendet dem neuen Benutzer automatisch eine freundliche Willkommens-E-Mail mit seinen Zugangsdaten und dem Login-Link.
• Rolle umstellen (Neu): In der Tabelle „Benutzerkonten“ siehst du die aktuelle Rolle jedes Benutzers als Dropdown-Auswahl. Du kannst die Rolle im Nachhinein jederzeit zwischen user (Mitarbeiter) und admin (Administrator) umstellen. Das System fragt nach einer Bestätigung und speichert die Änderung sofort. Um ein versehentliches Aussperren zu verhindern, ist dieses Auswahlfeld für das eigene, aktuell angemeldete Administratorkonto gesperrt.
• Passwort zurücksetzen: Klicke in der Zeile eines Benutzers auf „Passwort“, gib ein neues Passwort ein und speichere es. Das geänderte Passwort wird dem Benutzer automatisch per E-Mail zugestellt.
• Benutzer löschen: Ein Klick auf „Löschen“ entfernt das Konto sowie alle zugehörigen Aufnahmen und Audiodateien unwiderruflich vom Server.
• Globale Aufnahmen verwalten: Administratoren können auf der rechten Seite des Admin-Bereichs alle im System vorhandenen Protokolle aller Benutzer einsehen, durchsuchen und bei Bedarf löschen.

4. Direkt im Browser aufnehmen (Walkthrough)

Du kannst Besprechungen, Telefonkonferenzen oder persönliche Memos direkt über deinen Laptop, PC oder dein Smartphone aufzeichnen. Gehe dabei Schritt für Schritt wie folgt vor:

1. Wähle die passende Audioquelle aus:
   • 🎙️ Besprechung offline (nur eigene Stimme / Mikrofon): Verwende diese Option für persönliche Notizen, Sprachmemos oder Besprechungen, bei denen alle Personen im selben Raum sitzen und über das Raum-Mikrofon aufgenommen werden.
   • 💻 Besprechung online (eigene Stimme & System-Audio): Zwingend erforderlich für Online-Meetings über Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype, Webex oder reguläre Telefonate. Diese Option zeichnet sowohl deine Stimme über das Mikrofon als auch die Stimmen der anderen Teilnehmer über die Soundkarte (Lautsprecherausgabe) auf.
2. Browser-Freigabe erteilen (NUR bei Online-Meetings):

   Sobald du auf „Start“ klickst, öffnet dein Webbrowser ein standardmäßiges Freigabefenster. Führe folgende Schritte durch:

   1. Wechsle im Freigabefenster auf den Reiter „Chromium-Tab“, „Fenster“ oder „Gesamter Bildschirm“. Um Echos zu vermeiden, empfiehlt sich die Auswahl des Tabs oder Fensters, in dem Ihr Online-Meeting läuft.
   2. WICHTIG: Setze ganz unten links im Freigabefenster unbedingt den Haken bei „Systemaudio teilen“ (oder „Tab-Audio teilen“). Ohne dieses Häkchen kann das Skript den Ton der anderen Teilnehmer nicht erfassen!
   3. Klicke auf „Teilen“.
3. Aufnahme starten: Die Aufnahme startet sofort und unkompliziert ohne vorherige Bestätigung durch ein Kontrollkästchen.

   Rechtlicher Hinweis: Nach § 201 StGB ist die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes strafbar. Informiere deine Gesprächspartner stets vorab und hole deren Einverständnis ein.

4. Aufnahme steuern:
   • Klicke auf Start. Ein roter pulsierender Punkt, ein Live-Wellen-Visualisierer und die laufende Zeitanzeige signalisieren die active Aufnahme.
   • Klicke bei Bedarf auf Stopp, um die Aufnahme zu beenden und lokal zwischenzuspeichern.
   • Über den Play-Button kannst du die Aufnahme probehören. Entspricht sie nicht deinen Wünschen, klicke auf Verwerfen, um die lokale Aufnahme zu löschen und neu zu starten.
5. Titel und Format wählen: Gib einen aussagekräftigen Namen ein und wähle das gewünschte Protokoll-Format (z. B. Kurzprotokoll, ausführliches Verlaufsprotokoll, reine To-Do-Liste, etc.).
6. Verarbeitung starten: Klicke auf Aufnahme verarbeiten. Dank der asynchronen Hintergrundverarbeitung (Background Tasks) wird die Audiodatei im Hintergrund komprimiert (zur Speicherplatzoptimierung) und an Whisper und GPT-4o gesendet. Du kannst das Browserfenster offen lassen und die App sofort weiter nutzen oder andere Protokolle lesen. Die Historie zeigt einen Lade-Spinner, bis das Protokoll fertiggestellt ist.

5. Audiodateien hochladen

Wenn du bereits eine fertige Aufnahmedatei besitzen (z. B. von einem Diktiergerät, Smartphone oder einer Aufzeichnung in Teams/Zoom), kannst du diese direkt hochladen:

• Datei übergeben: Ziehe die Audiodatei per Drag & Drop in die markierte Box oder klicke auf „durchsuchen“, um deinen Dateimanager zu öffnen. Unterstützt werden alle gängigen Formate (MP3, WAV, M4A, WebM, OGG, FLAC etc.) mit einer Größe von bis zu 100 MB.
• Titel und Vorlage wählen: Vergib einen Titel und wähle das gewünschte Protokoll-Format aus der Liste.
• Verarbeiten: Klicke auf „Transkribieren & Protokollieren“. Die Verarbeitung erfolgt ebenfalls vollautomatisch im Hintergrund.

6. Protokolle ansehen, editieren & exportieren

Sobald ein Protokoll fertiggestellt wurde, kannst du dieses durch Anklicken in der Historie in der geteilten Detailansicht öffnen:

• Interaktives Wortlaut-Transkript (links): Hier siehst du das genaue Transkript der Aufnahme.
  • Mit- und Abhören: Klicke einfach auf ein beliebiges Wort oder einen Satz im Text – der Audio-Player springt sofort an die entsprechende Stelle der Aufnahme und startet die Wiedergabe.
  • Geschwindigkeit & Audio-Download: Lade die Audiodatei (.mp3) über den „Download“-Button direkt über dem Player herunter. Über das Dropdown-Feld unter dem Player kannst du die Wiedergabegeschwindigkeit anpassen (von 0.5x bis 2.0x).
  • Text korrigieren: Klicke oben auf „Bearbeiten“, um Tipp- oder Whisper-Fehler direkt im Editor zu korrigieren. Nach dem Klick auf „Speichern“ ist der aktualisierte Text persistent gesichert.
• Strukturiertes Protokoll (rechts): Auf der rechten Seite siehst du das von der KI erstellte Protokoll.
  • Nachbearbeiten: Klicke oben rechts in der Protokoll-Spalte auf „Bearbeiten“. Du kannst das Protokoll im Markdown-Format nach Belieben anpassen (z. B. To-Dos ergänzen, Formulierungen korrigieren). Ein Klick auf „Speichern“ sichert den aktuellen Stand.
  • Export-Möglichkeiten: Lade das Protokoll als fertig formatiertes Microsoft Word-Dokument (.docx) oder als hochauflösendes .pdf herunter. Alternativ kannst du das gesamte Protokoll mit einem Klick in deine Zwischenablage kopieren.
• Automatischer E-Mail-Versand (Neu): Sobald die Transkribierung und die Protokollerstellung abgeschlossen sind, sendet das System das Wortlaut-Transkript sowie das strukturierte Protokoll automatisch als Word-Dokumente (.docx) an deine registrierte E-Mail-Adresse (welche gleichzeitig dein Login-Benutzername ist).

7. Zusatzinformationen & Kontext zur Regenerierung

Häufig enthält ein Gesprächstranskript nicht alle notwendigen Hintergrundinformationen (z. B. Teilnehmerlisten, den genauen Ort, spezielle Fristen oder inhaltliche Schwerpunktsetzungen). Nutze dafür die Box „Zusatzinformationen & Kontext“:

• Zusatzinfos eingeben: Trage z. B. Folgendes ein: Teilnehmer: Alexander Ruffner, Max Kaatsch. Ort: Besprechungsraum 1. Bitte Aufgaben von Herrn Kaatsch rot hervorheben und Frist bis 30. Juni setzen.
• Sichern: Klicke auf „Kontext speichern“.
• Neu generieren: Wähle ein Protokoll-Format (oder deine eigene Vorlage) aus und klicke auf „Protokoll neu erstellen“. Die KI generiert das Protokoll unter Berücksichtigung des gesamten Gesprächstranskripts sowie deiner manuellen Zusatzanweisungen vollständig neu.

8. Eigene Vorlagen erstellen (Custom Prompts)

Unter dem Reiter „Eigene Vorlagen“ kannst du individuelle Richtlinien für die Protokollerstellung definieren:

• Vorlage erstellen: Vergib einen prägnanten Titel (z. B. „Kundenbesuchsbericht“) und trage im großen Textfeld die genauen Instruktionen für die KI ein. Du kannst Vorgaben zur Struktur, Tonalität, zu Abschnitten oder Tabellen machen.
• Verwendung: Nach dem Speichern erscheint deine benutzerdefinierte Vorlage automatisch in allen Format-Dropdowns (beim Upload, bei der Direktaufnahme und bei der nachträglichen Neu-Generierung).

9. Das Wörterbuch zur Autokorrektur nutzen

Um Eigennamen, Firmennamen, Fachbegriffe oder Abkürzungen bei der Whisper-Transkription automatisch fehlerfrei schreiben zu lassen, steht dir der Reiter „Mein Wörterbuch“ zur Verfügung:

• Zielbegriff eintragen: Die exakte, korrekte Schreibweise (z. B. „M. Kaatsch GmbH“).
• Auslöser definieren (Optional): Typische phonetische Fehlinterpretationen (z. B. „katsch“, „kartsch“, „katz“), getrennt durch Kommata.
• Funktionsweise: Whisper gleicht bei der Transkription gefundene Lautmuster mit deinem Wörterbuch ab und ersetzt fehlerhafte Begriffe automatisch durch die korrekte Schreibweise im Transkript und im Protokoll.

10. Memo in Claude einrichten (KI-Anbindung via MCP)

Mit dieser Einrichtung kannst du deine Memos aus Kaatsch Memo direkt in Claude Desktop nutzen – also auflisten, öffnen und durchsuchen. Du machst das einmal, danach steht die Verbindung in jedem Claude-Chat zur Verfügung, ohne dass du etwas starten musst.

1. Im Browser bei memo.kaatsch.de anmelden und den Reiter „API-Schlüssel“ öffnen.
2. Im unteren Bereich die Datei kaatsch-memo.mcpb herunterladen. Achte darauf, dass die Dateiendung wirklich .mcpb bleibt.

Den Schlüssel oben noch nicht erzeugen. Das kommt erst in Schritt 3.

1. Auf die heruntergeladene Datei kaatsch-memo.mcpb doppelklicken. Claude Desktop öffnet direkt den Installationsdialog.
2. Sollte der Doppelklick nichts tun: Claude Desktop starten, dann zu Einstellungen (Settings) -> Erweiterungen (Extensions) -> Erweiterte Einstellungen -> „Erweiterung installieren...“ navigieren und die Datei auswählen.

1. Wenn der Installationsdialog nach dem Memo-Schlüssel (MEMO_API_KEY) fragt, zurück zu Memo wechseln (Reiter „API-Schlüssel“) und oben einen neuen Schlüssel erzeugen. Er beginnt mit km_live_...
2. Den Schlüssel kopieren und sofort in den Claude-Dialog einfügen. Die Server-URL https://memo.kaatsch.de ist bereits im Dialog vorbelegt.
3. Die Installation in Claude bestätigen. Die Erweiterung erscheint danach in Claude unter Einstellungen -> Erweiterungen und lässt sich dort jederzeit ein- und ausschalten.

Einen neuen Claude-Chat öffnen und eingeben: „Liste mir alle Memos aus Kaatsch Memo auf.“. Erscheint die Liste deiner Aufnahmen mit Titeln und Datum, ist die Verbindung aktiv. Ab jetzt funktioniert sie in jedem Chat!

"args": ["C:\\Users\\Name\\AppData\\Roaming\\...\\mcp_server.py"]

python -c "import urllib.request; req = urllib.request.Request('https://memo.kaatsch.de/api/transcripts', headers={'Authorization': 'Bearer km_live_DEIN_SCHLUESSEL'}); print(urllib.request.urlopen(req).read())"

Zusätzliche Anleitungen für Cursor oder die manuelle Einrichtung über eine Konfigurationsdatei finden Sie in der Datei mcp_anleitung.md im Projektverzeichnis.